Die Potenzialanalyse

Die Potenzialanalyse


Die Praxis zeigt, wesentliche Potenziale eines ERP-Systems werden häufig nicht genutzt. Denn ein neues ERP-System allein kann den Nutzen nicht erzwingen – er muss gezielt vom Projektteam angestrebt werden. Das bestätigen die ERP-Kosten-/Nutzenstudien der MQￜresult. So differiert beispielsweise bei SAP-Einführungen der Nutzen der Unternehmen deutlich. Dasselbe gilt für die Kosten der ERP-Einführung und den laufenden Betrieb: Die Unternehmen die einen höheren Nutzen erzielen, haben auch die Kosten besser im Griff (siehe Abbildungen). Es Bedarf demnach einer klaren Methodik, die einen roten Faden von Start weg sicherstellt, d. h. bereits in der Phase der Ermittlung der zukünftigen Anforderungen. Die meisten Unternehmen unterschätzen die nachhaltige Auswirkung der Analysephase, die im Vorfeld der ERP-Auswahl und –Einführung durchlaufen werden sollte auf den Gesamterfolg des Projektes. Als Ergebnis der Analysephase muss ein „Masterplan“ für die Realisierung der vorhandenen Nutzenpotenziale vorliegen, ohne diesen verlieren die Unternehmen später die Orientierung in einem derart komplexen Projekt und sind am Schluss froh, wenn das neue System stabil die Geschäftprozesse abbildet – von Mehrnutzen ist dann oft keine Rede mehr.

Welches sind die wichtigsten Aspekte die in dieser so wichtigen Analysephase beachtet werden müssen? Als Erstes muss sichergestellt werden, dass das Know-how der Anwender bei der Definition der zukünftigen Anforderungen voll einfließt. Dabei besteht die Kunst darin die Analyse mit vertretbarem Aufwand durch zu führen, ohne die Leistungsträger der Fachabteilung zu lange in Anspruch zu nehmen. Dies erfordert eine checklistenbasierte Analyse bei der Best Practices vorgegeben werden, d. h. vorformulierte Geschäftsprozesse, wie sie heute mit aktuellen, hochintegrierten ERP-Systemen möglich sind. So können die für das Unternehmen optimalen Sollprozesse mit wenig Aufwand ausgearbeitet werden. Folgende Fragen werden bei diesem Vorgehen beantwortet:

  1. Welche Chancen der Verbesserung bieten sich uns durch eine neue bzw. optimierte Business Software Unterstützung?
  2. Wie sehen unsere Soll-Geschäftsprozesse aus, die wir anstreben sollten?
  3. Welche IT-Funktionen brauchen wir um diese Soll-Geschäftsprozesse realisieren zu können?

Wer optimale Antworten auf diese Fragen finden will startet diesen anspruchsvollen Analyseprozess am besten damit, dass er zunächst je Fachbereich folgende Fragen klärt:

  1. Welche betrieblichen Besonderheiten existieren in unserem Unternehmen?
  2. Wie gut funktionieren die Schnittstellen zwischen den einzelnen Betriebsbereichen?

Um „Betriebsblindheit“ zu vermeiden müssen die endgültigen Antworten auf diese Fragen zusammen mit erfahrenen externen Experten ausgearbeitet werden. Damit bei den Antworten alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden, zählen zum Gegenstand der Analyse nicht nur die Prozesse, sondern auch die IT-Funktionen, die Organisation, die Mitarbeiter und ein Abgleich mit der Strategie sowie den Zielen des Unternehmens. Bei dieser Komplexität ist es wichtig, den gesamten Analyseprozess, wie bereits erwähnt, mit Best Practices zu unterstützen. Dadurch können die Analysen schnell und trotzdem mit optimalen Ergebnissen durchgeführt werden. Die Checklisten-basierte Analyse wird bei MQￜresult verzahnt mit der Modellierung der Sollprozesse, die auf dem GPS SoftwareAtlas aufsetzt, einem Referenzmodell für alle Unternehmensprozesse. Damit ist die Prozessmodellierung mit wenig Aufwand verbunden und die Vollständigkeit und Konsistenz der modellierten Prozesse wird sichergestellt. Des Weiteren wird mit dem Einsatz des GPS SoftwareAtlas sichergestellt, dass die so modellierten Prozesse auch konform zu den heutigen funktionalen Möglichkeiten der ERP-Systeme sind. Je Geschäftsprozess wird zunächst anhand der Checkliste alle relevanten Aspekte analysiert, die betrieblichen Besonderheiten, der Prozessablauf, die erforderlichen IT-Funktionen, die Organisation und die Mitarbeiteraspekte. Anschließend wird der Sollprozess im GPS SoftwareAtlas modelliert und im Intranet als „Nachschlagwerk“ für den weiteren Projektverlauf und die Nutzungsphase des neuen ERP-Systems den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Dadurch werden alle Beteiligten auf die angestrebten Soll-Prozesse ausgerichtet.

Neben den Anwendern gilt es die Unternehmensführung am Projekt zu beteiligen:

  1. Welche Forderungen hat die Geschäftsführung aufgrund der der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen an das Projekt?
  2. Wie bewertet die Geschäftsführung, die bisher bei den IT-gestützten Geschäftsprozessen erreichte Situation und welche Erwartungen hat sie bezogen auf das anstehende Projekt?
  3. Welche Systemunterstützung erwartet die Geschäftsführung für die Planung und Steuerung des Unternehmens?

Damit diese Fragen schnell und dennoch erschöpfend zusammen mit der Geschäftsführung geklärt werden können, wird hier ebenfalls eine Checkliste eingesetzt die Best Pratices bereits beinhaltet. Als Ergebnisse der Analysephase liegen letztlich vor:

  1. abgestimmte Projektziele,
  2. das Lastenheft mit den erforderlichen ERP-Systemfunktionen,
  3. der Produktivitätsfahrplan in den alle Potenziale überführt wurden, der als „Masterplan“ für die Realisierung aller Nutzenpotenziale fungiert und
  4. die Soll-Prozesse die über einen Web-Browser permanent allen Projektbeteiligten nachgeschlagen werden können.

Damit wird der Grundstein dafür gelegt, dass die Analyseergebnisse tatsächlich realisiert und von den Anwendern später permanent gelebt werden.